Un Sistema Operativo de Negocio es una abstracción, una herramienta creada para facilitar a los dueños de negocios y gerentes a operar negocios de forma eficiente, predecible y sobre todo sostenible, para de esa forma poder escalar las operaciones.
Para entender mejor este concepto, quiero que pienses en un negocio como un dispositivo digital, puede ser un Smartphone, un Computador o un Smart TV. Todos estos dispositivos necesitan 2 elementos para funcionar: un componente físico o hardware y un componente abstracto llamado software que le dice al hardware qué hacer.
Pues tu negocio funciona muy parecido. También cuenta con un componente físico que son tus empleados e infraestructura, y al igual que el smartphone sin ese componente abstracto que le diga qué hacer, no podría funcionar, un negocio no está completo sin una serie de procedimientos que le diga a los empleados cómo hacer las cosas, un lenguaje o jerga en común para las operaciones y unos objetivos y métricas que permitan determinar si la operación se hizo de forma exitosa o no.
Elementos de un Sistema Operativo de Negocio
El sistema operativo de un negocio contiene principalmente 3 elementos y ya los nombré en el párrafo anterior:
Procedimientos Estándares de Operación:
Los Procedimientos Estándares de Operación o SOPs por sus siglas en inglés, son descripciones detalladas de cómo se debe ejecutar cada operación o tarea en la compañía. Desde cómo solicitar un permiso, pasando por cómo hacer un pago de nómina, hasta cómo crear el producto si fuera el caso.
El objetivo de los SOPs es garantizar que haya una forma estándar de hacer las cosas, para que de esa forma cualquier persona con el suficiente contexto pueda llevar a cabo la tarea.
Piensa en ellos como recetas, si tú eres el dueño de un restaurante y mañana renuncia tu chef o tu bartender, quieres asegurarte que la siguiente persona que contrates pueda obtener un resultado similar si le pides un coctel o un platillo.
Eso es exactamente lo que garantiza tener SOPs, que si un empleado se va de vacaciones o contratas a alguien nuevo, esa persona pueda ejecutar la tarea sin mayor dificultad.
Arquitectura de comunicación:
La arquitectura de comunicación define la forma en la cual se gestiona la comunicación a todos los niveles de la empresa.
Aquí se definen qué herramientas de comunicación usar y para qué casos.
- ¿Cuándo debes enviar un mensaje directo y cuándo un correo?
- ¿En qué escenarios deberías solicitar una reunión?
- Y si solicitas una reunión, ¿Hay un estándar del tipo de reuniones que puede haber (interna, seguimiento, soporte, etc) con el tiempo recomendado para así no hacer perder tiempo a tu compañero?
La arquitectura de comunicación también debe comprender las variables y métricas comunes que se manejan entre equipos y globalmente dentro de la empresa, el lenguaje común con los términos que se deben usar para que no haya confusiones y finalmente una estructura eficiente de reuniones y anuncios a todos los niveles de la organización.
Objetivos e Indicadores:
Finalmente, un sistema operativo de negocio no podría estar completo sin una serie de indicadores correctamente definidos que indiquen si los procesos dieron como resultado una operación exitosa o se debería revisar.
Aquí entrarán en juego los KPIs, Scorecards y Dashboards.
¿Por qué es importante un sistema operativo de negocios?
Si llegados a estas alturas seguramente aún te estás preguntando porqué es importante un sistema operativo de negocio, la razón más importante es para escalar un negocio de forma sostenible.
¿Has escuchado o visto casos de empresas donde hay una única persona que sabe cómo se hace todo, y que cuando esa persona se va la empresa se empieza a desmoronar?
¿Cómo podrías escalar tu negocio, por ejemplo, abrir otra sede si es esa persona la que sabe cómo operar el negocio? – Pues eso es lo que soluciona tener un sistema operativo de negocios.
Con un sistema operativo de negocios correctamente implementado, tu negocio es agnóstico de sus empleados, de esa forma abrir una nueva sede, sucursal, etc, se vuelve una operación rutinaria casi tan simple como “copiar” y “pegar”.
A continuación te dejo más beneficios:
Beneficios de un sistema operativo de negocio
1. Mejora de la eficiencia operativa
Al integrar y optimizar los procesos de negocio, un BOS ayuda a reducir redundancias y eliminar cuellos de botella, lo que lleva a una mayor productividad y una mejor utilización de los recursos.
2. Facilitación de la toma de decisiones basada en datos
Un BOS proporciona acceso a datos y análisis en tiempo real, permitiendo a los líderes empresariales tomar decisiones informadas y basadas en evidencia, en lugar de depender de suposiciones o intuiciones.
3. Optimización de la gestión de recursos
Al proporcionar una visión clara de los recursos disponibles (como personal, tiempo y presupuesto), un BOS permite una mejor planificación y asignación de recursos, asegurando que se utilicen de la manera más efectiva posible.
4. Mejora de la comunicación y la colaboración
Un BOS facilita la comunicación fluida y la colaboración entre diferentes departamentos y equipos dentro de la organización, lo que puede mejorar la coordinación y reducir errores.
5. Incremento de la agilidad y la adaptabilidad
Con procesos bien definidos y datos accesibles, una organización puede responder más rápidamente a cambios en el mercado, nuevas oportunidades o desafíos inesperados, manteniendo su competitividad.
6. Reducción de costos
Al eliminar ineficiencias y optimizar los procesos, un BOS puede ayudar a reducir costos operativos y mejorar la rentabilidad.
7. Mejora de la experiencia del cliente:
Un BOS bien implementado puede ayudar a proporcionar un servicio más consistente y de alta calidad, mejorando la satisfacción y lealtad del cliente.
8. Aseguramiento de la conformidad y la calidad
Un BOS puede incorporar controles y estándares de calidad, asegurando que la organización cumpla con las normativas y mantenga altos niveles de calidad en sus productos o servicios.
9. Facilitación de la innovación
Al liberar recursos y proporcionar una base sólida de datos y procesos, un BOS puede permitir a la organización enfocarse más en la innovación y el desarrollo de nuevos productos o servicios.
10. Seguimiento y evaluación del rendimiento
Un BOS permite monitorear y evaluar el rendimiento de la organización en tiempo real, identificando áreas de mejora y proporcionando métricas clave para el éxito continuo.
¿Cómo crear un sistema operativo de negocios?
Finalmente, ¿cómo creamos un sistema operativo de negocios?
Actualmente estoy trabajando en un video donde pienso explicar eso, te sugiero que te subscribas a esta newsletter arriba donde dice “Recibir contenido de interés al correo” o que me sigas en redes sociales, puesto que en ese video explicaré más a detalles cómo hacerlo.
Por ahora, para empezar puedes hacerlo documentando tus procesos, luego definiendo una arquitectura de comunicación y luego definiendo los indicadores de rendimiento.
Si quieres que un experto te de una mano, ponte en contacto conmigo, será un placer ayudarte.
